Tips för effektiva onlinemöten

 

1. Träffas hellre ofta och kortare än mer sällan
För att skapa tillit och vana med möten så genomför mötena hellre ofta och då kortare möten än långa möten och sällan. Varför inte starta dagen med ett snabbt möte där ni gör en runda på; händer idag, behöver hjälp med och på väg in? Avsätt 15 minuter. Eller avsluta dagen eller veckan med; Tjohoo - det här kan vi fira idag (eller denna vecka)

2. Syftet och mål för mötet
Ha alltid ett syfte för mötet, utgå från vilket behov mötet ska fylla. Möten för mötets skull skapar inte tillit utan tråkar ut. Om du har ett tydligt syfte blir det också tydligt vilka som behöver delta på mötet.

3. Användarvänlighet och introduktion
Ha rutiner för att deltagarna ska känna sig trygga med inloggning. Det kan till exempel vara; instruktion så här loggar du in i programvaran, bjuda in till ett teknikmöte då deltagarna som inte provat programvaran tidigare får möjlighet att prova på möjligheterna i programmet, ha tydligt telefonnummer till tekniksupport och alternativa sätt att logga in (t ex webb och telefon).

4. Bjud in till hämta-kaffe-tid, uppkopplingstid
Bjud in till mötet 5-15 minuter tidigare än mötet startar. Detta möjliggör för lite “runt-om-kring-snack” som skulle ske om ni träffades face-to-face.

5. Landa och fokusera - checka in
När mötet startar gör en övning där alla får möjlighet att landa och fokusera på mötet samt få tillfälle att säga något så alla intar rummet. Det bidrar till att bygga starkare relationer och ökar energin på mötet. Starta med en öppen fråga som är kopplad till syftet med mötet. Vill du ha fler idéer på hur du kan göra en landa och fokusera övning som också tar in kreativiteten och hela människan, kontakta oss så får du fler verktyg.

6. Mötesrum och talarrunda
Försök skapa bilden av ett rum där ni alla sitter tillsammans på mötet. Det kan ni göra genom att ni “möblerar” rummet. Om det är ett möte där ni inte ser varandra, be deltagarna rita en klocka på ett papper och be alla placera sig vid ett klockslag och säga det så ni alla får som en klocka med namn. Använd den som talarrunda - en visuell bild över hur ni sitter runt ett virtuellt bord.

7. Kom överens om spelreglerna
– Videokonferenser ställer ännu högre krav på struktur än fysiska möten. Börja med att enas om reglerna, till exempel att alla ska ha kameran påslagen.

8. Ta pauser
– Vi har lärt oss att pauser det behövs i fysiska möten. De är minst lika viktiga i virtuella.

9. Få med alla på tåget
– Vissa behöver tid på sig att tänka efter eller tycker att det är jobbigt prata inför en grupp. Här kan videokonferenser faktiskt vara en fördel. Man kan till exempel använda chattfunktionen för att be deltagarna komma med synpunkter.

10. Använd headset
Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas. Därför är det A och O att alla har någon typ av headset när man pratar. Antingen investerar du i ett dedikerat headset för onlinemöten, eller så använder du mobilens handsfree (fungerar för både mobil och dator).

11. Sätt på mute när du inte pratar
När alla sitter med mikrofoner och hörlurar hörs en nysning, slag på tangentbordet eller störande bakgrundsljud bättre än när man sitter i samma rum. Ha därför som rutin att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att motverka störande bakgrundsljud.

12. Videomöten att föredra
Så klart vill vi se varandra även när vi sitter på olika håll. Kroppsspråk, ögonkontakt, leenden. Videomöten känns ofta närmare och mer på riktigt än möten med enbart röst. Särskilt när vi är flera personer är det en fördel att se varandra så att alla verkligen är fokuserade på mötet. För den ovana kan videomöten dessutom kännas mer ‘som vanligt’ och därför blir fler mer bekväma med att bidra.